Organização e Funcionamento de uma Secretaria

Seguem abaixo algumas referências e recomendações sobre a organização de arquivos, a escrituração e trato da documentação escolar.
Técnicas de arquivamento
Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que um outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. Há várias alternativas de organização e, muitas vezes, a combinação de dois critérios é a solução mais útil.
Classificação alfabética - é a mais usada e admite vários procedimentos:
1. palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada palavra. Ex.: Lourdes, Lurdes ou Márcia, Maria, etc.
2. o último sobrenome e, só depois, o nome.Obs.: As partículas de, da, do, d', não são consideradas.
Ex.: Coralina, Cora; Franco, Siron; Rosa, João Guimarães
3. Prefixos escritos com maiúsculas porque integram o sobrenome. Ex.: Da Vega, Lopes; De Gaulle, (General) Di Marco, João
4 - Como precedente, o sobrenome isolado e igual a outro seguido de inicial ou de outro nome por extenso. Ex.: Holanda, (depois) Holanda, B., (e depois) Holanda, Buarque.
5 - Abreviaturas por extenso quando se sabe o que elas significam. Ex.: C.B.F. = Confederação Brasileira de Futebol.
6 - Nomes de empresas e instituições governamentais como se apresentam. Ex.: Banco do Estado de Goiás; Ministério da Educação; Souza e Souza S.A.
Observações
1 - Títulos honoríficos, artigos iniciais, etc., não devem ser considerados para efeito de arquivamento e devem vir depois do nome, entre parênteses. Ex.: British Brodcasting Corporation (the); Nascimento, Nilton (Professor); Rezende, Iris (Governador); Sarney, José ( Presidente)
Exceção > Se o artigo integrar o nome, faz-se a entrada pelo artigo. Ex.: A Garota de Ipanema
2 - Sobrenomes com as palavras São, Santo, Santa são indispensáveis:
Ex.: > Santa Rosa, José (Professor)
3 - Nomes de idiomas pouco conhecidos entre nós são arquivados como se encontram:
Ex.: > Yasunari Kawabata; Yukio Mishima
4 - Reuniões, congressos, conferências e semelhantes, quando precedidas por ordem numérica, são arquivadas como se apresentam. A ordem numérica aparece no final, entre parênteses:
Ex.: Conselho de classe (3º); Encontro Nacional de Orientadores Educacionais (V); Jornada Pedagógica (1ª)
Classificação por Assunto - Guardam-se os documentos por assunto.
Classificação Codificada ou Numérica- Convenciona-se um código ou número para os diversos assuntos ou atividades
Classificação por Data - para documentação passada ou controle da correspondência expedida ou recebida.
Pode-se adotar um sistema misto:
Para dossiês ou pastas de alunos Þ alfabético combinado com cronológico (ano) ou numérico (série).
Para correspondência expedida ou recebida Þ por assunto. Neste caso, depois de classificada e catalogada a correspondência por assunto, as pastas devem obedecer ao critério alfabético para facilitar o manuseio.
Protocolo e Registro
Uma boa memória é imprescindível para todos aqueles que lidam com o público, porque permite atender bem e criar um ambiente de cordialidade com todos os membros da comunidade escolar e da comunidade em geral. Entretanto, os serviços de uma secretaria não podem depender da memória. Além de um arquivo bem organizado, são importantes em uma secretaria os serviços de registro e protocolo, porque:
eliminam e esclarecem dúvidas;
atestam a expedição e o recebimento de documentos e;
permitem consulta rápida;
Lembretes:
1 - As primeiras vias de certificados e diplomas pertencem ao aluno, por direito. É aconselhável manter um livro de protocolo para controle da entrega desses documentos.
2 - Documentos que apresentam dados pessoais do aluno (certidão, título de eleitor, certificado de alistamento militar) não podem, por norma legal, ficar retidos mais de quinze dias. Uma vez conferidos devem ser devolvidos.
3 - Para controle interno, é aconselhável manter um pequeno livro de protocolo onde são assentados os ofícios e circulares expedidos:
4 - É ainda aconselhável manter um arquivo de "curriculum vitae" dos professores.
Escrituração Escolar
O Setor de Escrituração Escolar é importantíssimo na dinâmica de uma escola. É através do correto lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares que são verificados:
os direitos de um candidato à matrícula;
a regularidade da vida escolar;
o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;
o acompanhamento do trabalho pedagógico
os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão;
as deficiências ocorridas no campo cognitivo e as medidas tomadas para eliminá-las.
Com a liberdade introduzida pela Lei 9394/96, cabe aos colégios a organização de seus próprios modelos de registro. Há, entretanto, alguns registros que são exigidos pelos Conselhos Estaduais de Educação e outros que não podem faltar em uma secretaria de escola:
*Livros (ou arquivos) de
matrícula;
*resultados finais;
*resultados de recuperação;
*resultados de adaptação;
*atas de reuniões;
*dependências (quando houver);
*atas de exames (quando houver).

Em relação ao aluno, individualmente, seus registros devem demonstrar a regularidade de sua vida escolar e o direito que tem a matricular-se em determinada série/disciplina. A vida escolar, em determinado estabelecimento de ensino, tem início pelo ato de matrícula e encerra-se por conclusão de curso, transferência ou evasão.
Características dos Livros de Registros Escolares
*Matrícula: em ordem alfabética por série, turno e ano letivo.
*Resultados Finais: por série, turno, turma, grau e ano letivo.
*Resultados de Recuperação: por série, turno, turma, grau e ano letivo.
*Atas de Resultados de Adaptação: por aluno, com indicação das disciplinas em que fez adaptação, os resultados obtidos e indicação do período letivo.
*Atas de Reuniões assinadas por quem as secretariou e por todos aqueles que estiveram presentes. Obedecem, em estilo, à forma de redação oficial.
*Dependências por série, turno, grau, componente curricular ou disciplina, obedecidas as normas legais.
*Exames procedimentos idênticos aos de resultados finais.
*Organização dos Registros Escolares.

Atualmente, a inspeção escolar perdeu sua função predominantemente fiscalizadora. Entende-se hoje a inspeção como função supervisora e de consultoria sobre aspectos legais. Entretanto, assiste à inspeção a competência para, a qualquer momento, proceder ao exame de registros escolares de acordo com normas baixadas pelos órgãos próprios da Secretarias de Educação. São de responsabilidade da Secretaria: receber, manter e expedir registros corretos, organizados racionalmente, passíveis de consulta rápida.
De acordo com sua finalidade, os registros podem ser manuseados ou consultados constantemente, periodicamente ou eventualmente. Devem, portanto, ser organizados racionalmente.